Desk Sharing gewann im letzten Jahrzehnt an Momentum – viele Großfirmen stiegen um auf das kostensparende, innovative Konzept des grenzenlos flexiblen Arbeitsplatzes. Doch auch die Nachteile des Desk Sharings haben sich klar herauskristallisiert. Was ist passiert? Ein Fazit des Desk-Sharing Trends bis Ende 2019.

Desk Sharing – Was ist das überhaupt?

Desk Sharing bezeichnet ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende eines Unternehmens keinen fix zugeteilten Platz mit Schreibtisch mehr haben. Die Idee entstand daraus, dass laut Statistiken oft mehr als 30 % der Arbeitsplätze durch den Tag hindurch nicht genützt würden. Das liege hauptsächlich daran, dass es über den Tag verteilt für eine Vielzahl an Arbeitenden Meetings und Kleingruppen-Besprechungen gibt.

Beliebt ist das Konzept bei den meisten Arbeitnehmenden jedoch nicht. Wo es für ArbeitgeberInnen viele Vorteile einzuheimsen gibt, gehen die Mitarbeitenden oft leer aus: Infrastruktureller Aufwand, um einen Platz zu bekommen, und keine feste Zugehörigkeit zu einem Team zählen zu den Hauptgründen über Beschwerden über das Desk-Sharing in größeren Unternehmen.  Auch werden Mitarbeitende selten gefragt, ob ihnen die Idee des Desk-Sharing zusagt. Vielerorts wird es als Sparmethode eingeführt, ohne Rücksicht auf die Meinungen derer, die es später nutzen.

Wenn ein Desk Sharing Platz jedoch gut funktioniert, so tut er das oft auch ganz ausgezeichnet. Die Idee, wenn schlau angewendet, kann in noch mehr Kommunikation und Kooperation der Angestellten resultieren. Wenn sich die IT-Vorsitzende mit dem Facility Manager den Raum teilt und drei Stunden später mit dem Buchhalter, so kann das zu bereicherndem Wissensaustausch führen. 

Die Vorteile

Der Hauptvorteil aus unternehmerischer Sicht ist unverweigerlich die Einsparung von Kosten. Unternehmen berichten von bis zu 30 % eingesparter Kosten. Dadurch, dass Tische nicht mehr frei umherstehen, können auch Büros und Büroausstattung schlanker gehalten werden. Um die Verschwendung von Platz und Geld zu stoppen, will man teilweise sogar weniger Tische als Mitarbeitende beherbergen, um jeden Arbeitsplatz konsequent und voll zu nutzen.

Auch der durch ständiges Wechseln des Arbeitsplatzes entstehende Austausch unter den Angestellten ist zielführend in der Philosophie des Desk-Sharing. Know-how Weitergabe und das Wegfallen von Hierarchien können ein Unternehmensklima gesamt aufbessern. Auch das ist Sinn und Zweck des Ganzen. Wenngleich viele Unternehmen dennoch eine hierarchische Firmenstruktur nach außen beibehalten, so fallen sie im praktischen Umgang miteinander doch oft weg. 

wegen vieler meetings sind die meisten arbeitsplätze in unternehmen nur mehr wenige male am tag besetzt

Ein weiterer oft übersehener Vorteil bezieht sich auf die Art und Weise, wie wir arbeiten. Desk Sharing zwingt Mitarbeitende zeitweise dazu, nicht an einem Schreibtisch zu arbeiten. Diese Abwechslung der Arbeitsumgebung kann eine Bereicherung sein, die man mit einem fixen Arbeitsplatz womöglich nie erlangt hätte. Arbeiten in Parks, auf Sofas, in Sitzsäcken oder in Hängematten – all das ist Teil des ultraflexiblen Arbeitsplatzes.

Die Nachteile

die nachteile des desk sharings sind ebenfalls vielfältig

Ein eigener und beständiger Arbeitsplatz bedeutet zwar mehr Kosten, ist aber für viele Angestellten auch ein Rückzugsort. Oft gestalten Mitarbeitende ihren Tisch oder ihr Büro individuell mit Fotos, Zeichnungen, Postkarten etc. Dieser Rückzugsort und auch Ort des individuellen Ausdrucks fällt in einem Desk Sharing Unternehmen flach. Das mag für manche keinen Unterschied machen, andere jedoch fühlen sich im neuen unbeständigen Arbeitsplatzmodell verloren. Diese Herausforderung ist einerseits Persönlichkeitssache, andererseits auch oft verbunden mit Alter, Geschlecht und Art der Tätigkeit.

Wenn die Angestellten nicht in eine so wichtige Entscheidung wie die Einführung des Arbeitsplatz-Teilens in ihrem Unternehmen, so kann es schnell passieren, dass sie sich unwohl und übergangen fühlen, in weiterer Folge weniger motiviert und produktiv sind. Außerdem sollte es in selbstverständlich sein, in einer umgänglichen Unternehmenskultur eine gemeinsame Lösung mit den Mitarbeitenden zu finden.

Ist Desk-Sharing ein überholtes Modell?

Ob sich der Trend sich weiter durchsetzt, bleibt offen. Innerhalb kürzester Zeit hat sich das Konzept schnell ausgeweitet und wurde – vor allem wegen seiner Kosteneffizienz – weitgehend implementiert. Kann sich der hyper-flexible Arbeitsplatz auch langfristig bewähren? Das wird sich erst nach mehreren Jahren Erfahrung und Anwendung zeigen. Auch der Generationen-Unterschied und die Generationen-Charakteristika beeinflussen den Erfolg des gemeinschaftlichen Arbeitsplatzes. Durchschnittlich fühlen sich ältere Generationen weitaus gebundener an einen fixen Arbeitsplatz, während jüngere Menschen die Flexibilität beim Arbeiten sogar bevorzugen. Ganz überholt scheint das Modell also nicht sein zu können. Es vereint die Flexibilität der jungen Menschen mit dem Arbeitsplatz.

Wir von Yaasa finden, dass das Konzept des Desk-Sharing durchaus sinnvoll ist, wenn auch sinnvoll nicht immer gleich perfekt bedeutet. Wir vermuten, dass Desk-Sharing nicht für jedes Unternehmen ideal ist. Man sollte versuchen, zu Beginn – und um festzustellen, ob das Unternehmen den Wandel verträgt – lediglich einen Teil der Mitarbeitenden auf Desk-Sharing umzustellen. Auch Umfragen zu Vor- und Nachteilen sowie Wünschen der Angestellten dürfen auf keinen Fall fehlen. Und wer weiß: vielleicht erweist sich das optimal ausgestattete Desk Sharing Office als erfolgreicher und angenehmer als der herkömmliche Fixarbeitsplatz.

ob desk-sharing ein überholtes arbeitsmodell ist, wird sich erst zeigen