Im Homeoffice zu arbeiten ist für viele Menschen ein Traum: Kein morgendlicher Stau auf dem Weg zur Arbeit, keine anstrengenden Kollegen, keine Ablenkungen durch ein hektisches Büro. Arbeitnehmer mit Kindern können Beruf und Familie auf diese Weise besser verbinden. Wenn alles richtig organisiert ist, steigen durch die Arbeit im heimischen Büro Motivation und Produktivität.

Jedoch ist nicht jeder Job für das Homeoffice geeignet. Manche Stellen setzen die Anwesenheit am Arbeitsplatz zumindest zeitweise voraus. Sind beide Seiten offen, lassen sich allerdings fast immer gute Lösungen finden. Damit dies aber auch wirklich klappt, müssen Arbeitgeber wie Arbeitnehmer einiges beachten.

Homeoffice: Eine Definition

Leider wird jede Diskussion um das Thema Homeoffice dadurch erschwert, dass es noch keine gesetzliche Definition davon gibt.
Im allgemeinen Sprachgebrauch versteht man unter „Homeoffice“ das Arbeitsverhältnis eines festangestellten Mitarbeiters, der teilweise oder sogar komplett im privaten Büro seiner Wohnung arbeitet anstelle im Gebäude des Arbeitgebers.
Das Homeoffice bringt Vor- und Nachteile mit sich. Damit diese Form der Arbeit gelingt, müssen alle Seiten aktiv an einer möglichst reibungslosen Umsetzung arbeiten.

Vorteile des Homeoffice

Zu den großen Vorteilen im privaten Umfeld zu arbeiten zählt, dass Arbeitnehmer in der Regel mehr Ruhe haben und so konzentrierter arbeiten können. Auch die Kosten und der Zeitaufwand für den Arbeitsweg fallen nicht an. Die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten gewährt Angestellten mit Kindern eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Die Bereitschaft, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten ermöglicht es außerdem, das Team für eine Projektarbeit optimal zusammenzustellen.

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Nachteile des Homeoffice

Viele Arbeitgeber sind skeptisch, ob Angestellte wirklich arbeiten, wenn sie zuhause bleiben. Besteht im Unternehmen auch nur ein latentes Vertrauensproblem, wird der Arbeit im Homeoffice immer der Verdacht anhängen, sich vor der eigentlichen Arbeit zu drücken. Angestellten wird daher empfohlen, ihre geleistete Arbeit zu dokumentieren, um Probleme zu vermeiden.

Einige Arbeitnehmer empfinden den fehlenden Austausch mit ihren Kollegen als großen Nachteil des Homeoffice. Auch die eigenen vier Wände können mitunter viele Ablenkungen mit sich bringen. Nicht zuletzt führt das Homeoffice manchmal zu beruflichen Nachteilen: So gibt es bereits Studien, die zeigen, dass Mitarbeiter im Homeoffice bei gleicher Leistung seltener befördert werden oder Gehaltserhöhungen erhalten als ihre Kollegen. Der Grund dafür ist, dass sie leichter übersehen werden, wenn sie seltener im Büro erscheinen.

Homeoffice, Telearbeit und Heimarbeit: Die Unterschiede

Häufig werden die Begriffe Homeoffice, Heim- und Telearbeit sowie mobile Arbeit synonym verwendet. Dabei existieren feine Unterschiede.

Homeoffice bezieht sich auf gelegentliche oder ständige Arbeit eines Arbeitnehmers in seiner eigenen Wohnung. Mobiles Arbeiten hingegen ist nicht an einen festen Ort gebunden und kann im Park oder im Café stattfinden.

Von Heimarbeit ist die Rede, wenn die Arbeit auf Honorarbasis ausgeübt wird. Dabei handelt es sich nicht um Angestellte, sondern um Selbstständige. Der Begriff stammt noch aus dem Heimarbeitsgesetz von 1951.

Telearbeit ist ein gesetzlich definierter Begriff. Unter einem Teleheimarbeitsplatz wird ein fester Arbeitsplatz mit Bildschirm verstanden, der sich in den privaten Räumlichkeiten des Angestellten befindet. Arbeitnehmer und Arbeitgeber treffen eine Vereinbarung für die wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer dieser Arbeitsweise. Erst wenn diese Vereinbarung schriftlich festgelegt ist und die benötigte Ausstattung gegeben ist, gilt der Teleheimarbeitsplatz als eingerichtet.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

Derzeit bedarf es der Zustimmung des Arbeitgebers, wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten wollen. Der Arbeitsvertrag muss aber nicht angepasst werden. Eine Zusatzvereinbarung ist ausreichend.

Außerdem müssen die technischen Voraussetzungen gegeben sein, damit die vertraglich festgehaltenen Leistungen erbracht werden können. Dies ist neben technischen Geräten und Software meist auch eine leistungsstarke Internetverbindung.

Findet die Arbeit nicht nur in Ausnahmefällen, sondern häufig im Homeoffice statt, muss der Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung durchführen.

Ab wann spricht man von Homeoffice?

Auch, wenn generell die Arbeit in der eigenen Wohnung bereits als Homeoffice bezeichnet wird, gelten hinsichtlich des Arbeitsrechtes andere Regeln. Denn hierbei kommt es auf die Vereinbarung im Arbeitsvertrag an: Arbeitet der Angestellte an drei Tagen zuhause und an zwei Tagen im Unternehmen, oder ist er jeden Tag für kurze Zeit in seinem Betrieb, handelt es sich nicht um Homeoffice. Nur, wenn der Arbeitnehmer jeden Tag zuhause arbeitet und lediglich sehr selten im Unternehmen ist, handelt es sich um Arbeit im Homeoffice.

Ist das Homeoffice die erste Arbeitsstätte?

Mit der Arbeit im Homeoffice gehen nicht nur organisatorische, sondern auch steuerliche Fragen einher. Neben der Frage, wann ein Büro in der eigenen Wohnung absetzbar ist, spielt auch die Frage nach der ersten Arbeitsstätte eine Rolle. Denn die Kosten für die Fahrten zwischen der Wohnstätte und der ersten Arbeitsstätte dürfen Arbeitnehmer über die Pendlerpauschale abrechnen.

Der Arbeitgeber ordnet bei seinen Angestellten die erste Tätigkeitsstätte zu. Geschieht dies nicht, gilt der Ort, an dem der Angestellte pro Woche wenigstens zwei volle Arbeitstage verbringt, täglich aufsucht oder wo er wenigstens ein Drittel seiner Arbeitszeit verbringt, als erste Arbeitsstätte. Trifft dies auf keine Betriebsstätte des Arbeitgebers zu, hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte. Dabei ist relevant, dass das Homeoffice niemals die erste Arbeitsstätte sein kann.

Erhalten Mitarbeiter im Homeoffice ohne erste Arbeitsstätte einen Firmenwagen, der privat genutzt werden darf, müssen sie nur Privatfahrten versteuern, nicht aber Fahrten zwischen ihrer Wohnung und der Arbeitsstelle.

Hat man ein Recht auf Homeoffice?

Anders als in den Niederlanden existiert in Deutschland, Österreich und der Schweiz kein Rechtsanspruch auf Homeoffice. Ob die Arbeit in den eigenen vier Wänden erlaubt ist, hängt derzeit von der jeweiligen Entscheidung des Arbeitgebers ab. Angestellte müssen also derzeit noch auf das Entgegenkommen ihrer Vorgesetzten bauen.

Allerdings gibt es Bestrebungen, einen gesetzlich verankerten Anspruch auf Homeoffice durchzusetzen. Tritt eine solche Regelung in Kraft, können Arbeitnehmer ihren Wunsch zuhause zu arbeiten, beispielsweise wegen Familie, besser durchsetzen, da Arbeitgeber ihnen dies nur mit guter Begründung verweigern können.

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Welche Jobs eignen sich für das Arbeiten von zuhause?

Nicht jeder Job ist geeignet, um im Homeoffice ausgeübt zu werden. Zum Beispiel können Mitarbeiter im Einzelhandel oder im Maschinenbau verständlicherweise nicht in den eigenen vier Wänden arbeiten.

Grundlegend geeignet sind hingegen alle Jobs, die keine physische Anwesenheit erfordern. Viele Tätigkeiten werden heute am Computer ausgeführt. Dank Cloudlösungen können Teams weltweit flexibel gemeinsam an Projekten arbeiten. Ideal für das Homeoffice sind damit Jobs als Texter, Programmierer oder Grafikdesigner. Auch eine telefonische Kundenbetreuung kann von Zuhause aus durchgeführt werden.

Ist allerdings ein häufiger und kurzfristiger Austausch mit den Kollegen notwendig, wie es zum Beispiel bei Zeitungsredaktionen der Fall ist, ist das Homeoffice mitunter schwieriger umzusetzen. Zwar sind Telefonkonferenzen leicht zu realisieren, aber durchaus mit einem gewissen Mehraufwand verbunden.

Homeoffice und Betriebsgeheimnisse

Ein relevanter Punkt in Sachen Homeoffice ist das Thema Betriebsgeheimnisse und Datenschutz. Nicht erst seit der DSGVO müssen empfindliche Kundendaten entsprechend geschützt werden. Und auch Betriebsgeheimnisse dürfen nicht in die Hände von Unbeteiligten gelangen.

Um hier gangbare Lösungen zu finden, ist der Austausch mit der IT-Abteilung unabdingbar. Denn die Weisung, dass die genannten Daten nicht an Dritte weitergegeben werden, sollte ohnehin für jeden Mitarbeiter gelten, unabhängig davon, ob er im Homeoffice arbeitet oder nicht. Viel eher ist hier der Punkt der IT-Sicherheit wichtig. Ein Virtual Private Network (VPN) ist eine wirkungsvolle technische Lösung, um kritische Daten zu schützen. Auch das Verbot, sensible Daten mit ins Homeoffice zu nehmen oder dort zu bearbeiten, ist eine Möglichkeit.

Was steckt im Tarifvertrag zum mobilen Arbeiten?

2018 wurde für die Metall- und Elektroindustrie ein Tarifvertrag beschlossen, der Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten festlegt. Durch diesen Vertrag werden allerdings keine Ansprüche oder Zwänge vorgegeben, sondern ein Rahmen für Betriebsvereinbarungen innerhalb eines Unternehmens geschaffen.

Für tarifgebundene Unternehmen hat dieser Vertrag durchaus Vorteile: Durch die Erhöhung der Flexibilität steht es Mitarbeitern frei, nachmittags Zeit mit ihrer Familie zu verbringen und abends zu arbeiten. Einen Spät- oder Nachtzuschlag gibt es dafür allerdings nicht. Auch die Ruhezeit kann von den mobil Beschäftigten von elf Stunden auf neun verkürzt werden.

Kann ein Arbeitnehmer im Homeoffice die Arbeitszeiten frei wählen?

Wie flexibel die Arbeitszeiten wählbar sind, hängt vom jeweiligen Job und den genauen Tätigkeiten ab. Gilt es lediglich Deadlines für Texte oder Programme einzuhalten, kann die Arbeitszeit in vielen Fällen freier eingeteilt werden. Allerdings sollten Arbeitnehmer hier während der regulären Arbeitszeit erreichbar sein.

Ist jedoch ein Austausch mit den Kollegen nötig oder gelten feste Zeiten für die Betreuung von Kunden, ist die Arbeitszeit natürlich nicht flexibel wählbar.

Was kostet das Homeoffice?

Neben den Vorteilen des Homeoffice, geht es mit einem häufig nicht bedachten Nachteil einher: Der Arbeitnehmer bleibt meist auf den Kosten sitzen. Zwar kann er die Miete und Heizkosten von einem reinen Arbeitszimmer von der Steuer absetzen, aber an der Ausstattung des Heimbüros beteiligen sich nur wenige Arbeitnehmer.

Hier kommen auf die Arbeitnehmer mitunter hohe Kosten zu: Neben einem leistungsstarken Computer und der nötigen Software, ist auch eine schnelle Internetverbindung notwendig. Um bei langem Sitzen am Schreibtisch gesundheitlichen Problemen vorzubeugen, sollten Arbeitnehmer zudem auf einen hochwertigen Stuhl und einen passenden Schreibtisch in der richtigen Höhe Wert legen.

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Darf der Arbeitgeber das Homeoffice seines Mitarbeiters sehen?

Tatsächlich ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, sich ein Bild vom privaten Büro seines Mitarbeiters zu machen. Nur so kann er seiner Verpflichtung nachkommen, für die Einhaltung des Arbeitsschutzes zu sorgen. Allerdings darf er nicht unangekündigt verlangen, in die Wohnung gelassen zu werden. Um seiner Fürsorgepflicht nachzukommen, muss er eine Gefährdungsbeurteilung durchführen.

Klarheit für beide Seiten besteht, wenn in der schriftlich festgehaltenen Regelung zum Homeoffice angeführt wird, wie die Zutrittsberechtigung gehandhabt werden soll. Dazu gehören auch, zu welchen Zeitpunkten und in welchen Abständen die Überprüfung stattfindet.

Arbeitsschutzbestimmungen im Homeoffice

Bei Mitarbeitern, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten, müssen Arbeitgeber ihre Fürsorgepflicht erfüllen. Wird der Arbeitsplatz eingerichtet, muss erst eine Gefährdungsbeurteilung stattfinden, sofern dieser nicht mit dem Arbeitsplatz im Betrieb identisch ist. Der Arbeitgeber führt diese Beurteilung durch.

Die Gefährdungsbeurteilung muss nicht regelmäßig wiederholt werden. Findet die Arbeit im Homeoffice nur gelegentlich statt, besteht ebenfalls keine Pflicht zu prüfen.

Die Gefährdungsbeurteilung durch den Chef

Die notwendige Gefährdungsbeurteilung ist die Basis zur Ermittlung von Maßnahmen, die ein sicheres Arbeiten im Homeoffice ermöglichen. Bei einem Arbeitsplatz am Schreibtisch ist zum Beispiel eine ergonomische Ausstattung notwendig.

Hier ist ein offener Austausch notwendig, um eine Lösung zu finden. Denn nur wenige Arbeitnehmer wollen sich vorschreiben lassen, wie sie ihren Heimarbeitsplatz einzurichten haben. Zudem arbeiten viele durchaus auch vom Sofa oder dem Esstisch aus, so dass ein ergonomischer Bürostuhl wenig hilft.

Mitarbeiter sind durch das Arbeitsschutzgesetz dazu verpflichtet, nach ihren Möglichkeiten ebenfalls für Sicherheit am Arbeitsplatz zu sorgen. Ihr Vorgesetzter trägt allerdings die Verantwortung, sie im Zuge der Gefährdungsbeurteilung auch sorgfältig über das Thema Gesundheitsschutz zu informieren. Zudem muss auch der Betriebsrat bei Regelungen über den Gesundheitsschutz hinzugeholt werden.

Welche Ruhezeiten gelten im Homeoffice?

Grundsätzlich gilt auch im Homeoffice das Arbeitszeitgesetz. Kein Angestellter darf also länger als acht Stunden am Tag arbeiten. Ausnahmen gemäß der vertraglich festgehaltenen Regelung in Sachen Überstunden und Ausgleich gelten ebenso: In Sonderfällen dürfen die acht Stunden auf zehn ausgeweitet werden, wenn innerhalb der nächsten sechs Monate ein Ausgleich dafür stattfindet.

Auch für die Pausen und Ruhezeiten gelten dieselben Regeln wie für die Arbeit in der Betriebsstätte des Arbeitgebers: Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit am Tag haben Arbeitnehmer das Recht auf eine Pause von mindestens 30 Minuten. Beträgt die Arbeitszeit mehr als neun Stunden, muss diese Pause mindestens 45 Minuten lang sein. Und auch zwischen Feierabend und dem Beginn des nächsten Arbeitstages müssen mindestens 11 Stunden liegen, die nicht unterbrochen werden dürfen. Darüber hinaus ist die Erreichbarkeit der Mitarbeiter auf die tatsächliche Arbeitszeit beschränkt.

Wer haftet bei einem Arbeitsunfall?

Wichtig für Angestellte, die zuhause arbeiten wollen, ist, dass Unfälle im privaten Lebensbereich nicht als Arbeitsunfälle gelten. Das schließt zum Beispiel Wege zur Nahrungsaufnahme ein. Der Arbeitgeber ist also nicht für die Risiken verantwortlich, die in der privaten Wohnung (auftreten können). Ebenso sind Arbeitnehmer nicht versichert, wenn sie ihre Kinder von zuhause aus zum Kindergarten bringen. Geschieht dies auf dem Weg zum Arbeitsplatz im Unternehmen, gilt hingegen der bekannte Unfallschutz.

Findet der Unfall allerdings statt, während der Arbeitnehmer zum Beispiel in ein ruhiges Zimmer ging, um mit einem Kunden zu telefonieren, handelt es sich um einen Arbeitsunfall, der als solcher geltend gemacht werden kann.

Arbeitgeber wie Arbeitnehmer sollten sich im Vorfeld über die Gesetzeslage informieren, damit es im Falle eines Unglücks nicht zu Problemen kommt.

Worauf müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten?

Damit das Homeoffice gelingt und keine Probleme entstehen, müssen Arbeitgeber und –nehmer nicht nur offen kommunizieren und klare Abmachungen treffen. Es gelten nämlich auch rechtliche Rahmenbedingungen, die beide Seiten berücksichtigen müssen.

Darauf muss der Arbeitgeber achten

Auch im Homeoffice gelten die arbeitsrechtlichen Vorgaben. Es liegt in der Pflicht des Arbeitgebers dafür zu sorgen, dass die Gesetze zum Arbeitsschutz, zum Datenschutz sowie die Arbeitszeitregelungen eingehalten werden.
Existiert keine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag, können Arbeitgeber zudem nicht von ihren Mitarbeitern verlangen, im Homeoffice zu arbeiten.

Darauf muss der Arbeitnehmer achten

Während das heimische Büro relativ frei gestaltet werden kann, muss es zugleich den Bestimmungen des Arbeitsschutzes entsprechen. Dies bedeutet, dass die Arbeit nicht gesundheitsschädlich sein darf, indem zum Beispiel Monitore zu klein sind oder keine ausreichende Beleuchtung besteht.
Zudem sind Arbeitnehmer im Homeoffice verpflichtet, ihre Arbeitszeit zum Beispiel auf einem Stundenzettel zu notieren und ihrem Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen.

Um die eigene Gesundheit langfristig zu wahren ist es zudem wichtig, die Arbeitszeit klar von der Freizeit zu trennen. So darf der Chef zum Beispiel nicht verlangen, dass Angestellte in der Heimarbeit rund um die Uhr erreichbar sind.

Fazit: Es kann sich lohnen

Die Arbeit von Zuhause aus bringt Vor- und Nachteile mit sich: Auf der einen Seite haben Arbeitnehmer zuhause mehr Ruhe und können flexibel und konzentriert arbeiten. Allerdings fehlt häufig der Austausch mit den Kollegen. Zudem werden sie eher übersehen, wenn es um Beförderungen oder Gehaltserhöhungen geht.

In Punkto Arbeitszeitenregelung gelten für das Homeoffice dieselben Regeln wie für die Betriebsstätte des Unternehmens. Je nach Tätigkeit kann der Arbeitnehmer seine Arbeit freier einteilen oder in Gleitzeit arbeiten. Doch auch er darf nicht länger als acht Stunden arbeiten, ohne einen entsprechenden Ausgleich zu erhalten.

Soll ein Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, müssen sowohl er als auch sein Arbeitgeber dies vorbereiten. Beide Seiten haben Rechte und Pflichten, die für sie gelten. So muss der Arbeitgeber beispielsweise eine Gefährdungsbeurteilung anfertigen, während der Arbeitnehmer zuverlässig seine Arbeitszeiten dokumentieren und sich um die Wahrung von Betriebsgeheimnissen in seinen privaten Wohnräumen kümmern muss.

Eines steht fest: Es gibt keine allgemeine Lösung für das Homeoffice, die immer funktioniert. Viel eher müssen beide Seiten aktiv an einer passenden Lösung arbeiten, um das optimale Arbeitsverhältnis zu schaffen. Wenn dies gelingt, ist das Homeoffice eine Bereicherung. Wie du dein Home Office erfolgreich gestalten kannst und welche Tipps es braucht, kannst du hier unseren vergangenen Blogpost über Tipps zum Home Office lesen!

Ressourcen und weitere Lektüre:

https://www.wko.at/service/arbeitsrecht-sozialrecht/Telearbeit.html

https://de.wikipedia.org/wiki/Telearbeit

https://www.impulse.de/recht-steuern/arbeitsrecht-was-chefs-beim-thema-home-office-beachten-muessen/2034822.html

https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/homeoffice-was-beim-arbeiten-von-zuhause-zu-beachten-ist_76_301172.html

https://www.arbeitsrecht-weltweit.de/2019/08/19/unfall-im-home-office-hoffentlich-versichert/

https://www.haufe.de/recht/deutsches-anwalt-office-premium/7-homeoffice-ii-arbeitszeit_idesk_PI17574_HI11617150.html

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