Die Organisation der Arbeit und Gewährleistung einer einwandfreien Kommunikation zwischen allen MitarbeiterInnen ist oft eine große Herausforderung. Diese Aufgaben gestalten sich zunehmend schwieriger, wenn das Team ins Home Office wechselt. Kein gemeinsamer Arbeitsplatz, keine face-to-face Meetings – bald kann es dazu kommen, dass die Arbeit aus dem Ruder läuft. Deswegen stellt sich für viele die Frage, wie das Team auch weiter, von zuhause aus, effizient arbeiten kann. Wie behalten alle den Überblick über ihre Aufgaben und gemeinsamen Projekte? Wie kann eine erfolgreiche Online-Kommunikation zwischen allen Beteiligten sichergestellt werden?

Erfolgreiche Teamarbeit im Home Office

Wir haben uns bereits ausführlich mit dem Thema Heimarbeit befasst und haben dich mit Tipps und Tricks versorgt, mit denen du dein Home Office erfolgreich gestalten kannst. Darüber hinaus haben wir über Rechte und Grundlagen des Home Office berichtet und dir gezeigt, wie du in nur 3 Tagen dein perfektes Heimbüro einrichten kannst.

Das Arbeiten von Zuhause kann relativ problemlos ablaufen, wenn man größtenteils allein arbeitet und keine großen gemeinsamen Projekte mit seinen ArbeitskollegInnen bewältigen musst. Wenn man jedoch Bestandteil eines Teams ist, das sich gemeinsam mit Arbeitsaufträgen auseinandersetzt, kann Telearbeit schnell zur Herausforderung werden. Grundlagen einer gelungenen Teamarbeit sind erfolgreiche Kommunikation, Verteilung von Teilaufgaben zwischen den Teammitgliedern, klare Deadlines und Zugang zu notwendigen Informationen.

Auf den ersten Blick kann es scheinen, dass diese Voraussetzungen nur sehr schwer erfüllt werden können, wenn das Team nicht an einem gemeinsamen Arbeitsplatz sitzt. Es gibt aber keinen Grund zur Sorge, denn mit effizienten Teammanagement-Methoden könnt ihr eure Arbeit auch im Home Office erfolgreich koordinieren und erledigen!

Die beste Lösung für die Organisation deiner Projekte und das Management deines Teams im Home Office sind diverse Softwares, die heutzutage auf dem Markt angeboten werden. Wir haben für dich eine Einführung in das Online-Team- und Projektmanagement zusammengestellt und die besten Tools dafür rausgesucht!

Was sind Team- und Projektmanagement Tools?

Team- und Projektmanagement Tools dienen dazu, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu erleichtern. Viele Unternehmen nutzen sie täglich, unabhängig davon, ob die Angestellten am Arbeitsplatz oder im Home Office arbeiten. Diese Softwares und deren Features werden mit dem Ziel entwickelt, für verschiedene Herausforderungen, denen man im Berufsalltag begegnet, bestmögliche Lösungen zu bieten.

Es gibt mehrere unterschiedliche Team- und Projektmanagement Tools, da diese oft gezielt für bestimmte Unternehmen und deren spezifische Bedürfnisse entwickelt werden.  Beispielsweise kann man Tools finden, die speziell für Marketing Agenturen oder IT-Unternehmen entworfen sind. Es existieren jedoch auch viele Softwares, die allgemein anwendbar sind und in jeder Firma eingesetzt werden können. Diese unterscheiden sich dann voneinander zum Beispiel in ihrem Design und der Gestaltung ihrer Features.

Was können Team- und Projektmanagement Tools?

Softwares zur Team- und Projektkoordination sind darauf ausgerichtet, einen Überblick über die zu erledigende Arbeit zu geben, die Aufgaben zwischen den MitarbeiterInnen zu verteilen und Kommunikation im Unternehmen zu erleichtern. Ein wesentlicher Aspekt ist demnach die erleichterte Planung der Arbeit, weil du, unter anderem, in diesen Programmen Aufgaben definieren, sie den jeweiligen Teammitgliedern zuteilen sowie Deadlines festlegen kannst.

Darüber hinaus kannst du den Fortschritt des Arbeitsprozesses verfolgen. Viele Tools ermöglichen dir einen Überblick darüber, wie deine MitarbeiterInnen mit ihren Aufgaben vorankommen und in welcher Arbeitsphase sie sich gerade befinden. Das ist besonders wichtig für Vorgesetzte, denn diese wissen dadurch immer, wer wann für welche Aufgaben zuständig ist. Ein entscheidender Vorteil solcher Tools ist auch die einwandfreie Kommunikation zwischen den MitarbeiterInnen. Diese müssen einander nicht separate E-Mails zum Informationsaustausch schicken, sondern können gleich im Programm kommunizieren, indem sie Kommentare zu den jeweiligen Aufgaben hinzufügen sowie Feedback geben oder erhalten.

Erfolgreiche Teamarbeit resultiert aus effizienter Kommunikation sowie klar definierten Aufgaben und Zielen.

Team- und Projektmanagement Tools vs. traditionelle Kommunikationsformen

Wenn es um kurze Fragen oder kleine Schwierigkeiten geht, die bei der Arbeit auftreten, kann eine E-Mail oder ein Telefonat mit KollegInnen ausreichen, um diese zu klären. Handelt es sich jedoch um komplizierte Sachen, wie die Organisation eines ganzen Projektes, das sich aus vielen Teilaufgaben zusammensetzt und an dem mehrere Angestellte mitarbeiten, werden E-Mails und Telefonate schnell mühsam und aufwendig.

Während der E-Mail-Kommunikation verliert man schnell den Überblick über wichtige Informationen, Deadlines und andere Details. Team- und Projektmanagement Tools haben im Gegensatz dazu den Vorteil, dass sich dort alles auf einem Platz befindet und nichts verloren gehen kann. Du kannst an einem Ort die Aufgabe erstellen, Teammitglieder hinzufügen, für die Aufgabe relevante Informationen ergänzen oder Dateien hochladen und dich gleichzeitig mit deinen KollegInnen zu diesem Task austauschen.

Mit Team- und Projektmanagement Tools kannst du deine Arbeit voll und ganz strukturieren und sie für deine MitarbeiterInnen und Vorgesetzten sichtbar machen. So ersparst du dir unzählige Telefonate und E-Mails, in denen du über deinen Arbeitsprozess berichten sowie Informationen von anderen einholen würdest. Mit den praktischen Online-Tools bleiben alle immer up to date und wissen gleich über alle Neuigkeiten und Änderungen Bescheid.

Die besten Team- und Projektmanagement Tools

Die Auswahl der richtigen Software zur Team- und Projektkoordination kann sich schwer gestalten, da es viele verschiedene Angebote gibt. Im Folgenden haben wir für dich 5 Tools rausgesucht, die sich für jedes Team und verschiedene Aufgaben eignen. Jedes Tool hat bestimmte Vorteile und Features, mit denen es aus der Masse heraussticht.

Asana

Asana wurde mit dem Ziel entwickelt, das „Arbeiten rund um die Arbeit“ zu reduzieren. Das Tool soll dich und dein Team vom Organisationsstress befreien, damit ihr euch voll und ganz auf eure eigentlichen Aufgaben konzentrieren könnt.

In Asana kannst du nicht nur Aufgaben definieren und sie MitarbeiterInnen zuteilen, sondern du kannst die Tasks mit der „Abhängigkeitsfunktion“ miteinander verbinden. Das eignet sich vor allem für Arbeitsaufträge, die aus mehreren Teilaufgaben bestehen. Wenn dein Kollege zuerst seine Teilaufgabe erledigen muss, bevor du mit deiner anfangen kannst, kannst du das problemlos einstellen. Sobald die erste Aufgabe dann fertiggestellt wurde, bekommst du eine Benachrichtigung und kannst mit deinem Teil starten!

Wie viele andere Tools, arbeitet auch Asana mit Boards, die einen guten Überblick darüber geben, in welcher Phase sich die Aufgabe gerade befindet – wird daran noch gearbeitet, ist sie für ein Review bereit oder schon ganz fertiggestellt. Wenn du dich über den Status eines ganzen Projektes informieren willst, dann bieten Portfolios die perfekte Möglichkeit dazu. Dort wird der gesamte Verlauf des Projekts mit all seinen Teilaufgaben dargestellt.

Boards sind virtuelle Pinnwände, mit deren Hilfe du den Überblick über den Status deiner Aufgaben behalten kannst.

Ein weiteres Feature ist die Workload-Funktion, mit deren Hilfe du sehen kannst, welche MitarbeiterInnen wofür zuständig sind. Diese Funktion ist besonders für Vorgesetzte nützlich, da sie dadurch die Aufgaben zwischen den Teammitgliedern fair verteilen können, damit niemand überfordert wird.

Für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern kann Asana kostenlos genutzt werden, jedoch sind nicht alle Features in dieser Basic-Version enthalten. Für mehrere Mitglieder und Funktionen bieten sich die kostenpflichtigen Asana Premium- oder Business-Versionen an.

Basecamp

Die Hauptgliederung in Basecamp besteht aus Projekten. Am Dashboard kannst du verschiedene Projekte anlegen, in denen du alle Aufgaben, beteiligte KollegInnen, hochgeladene Dateien und festgelegte Deadlines findest. Darüber hinaus ermöglicht dir das Message-Board innerhalb des Projektes den Austausch mit anderen KollegInnen, die daran arbeiten.

Hast du etwas Wichtiges zu erledigen und willst dabei nicht gestört werden? Dann schalte einfach die Benachrichtigungen von Basecamp für diesen Zeitraum aus. Wenn du deine Arbeit erledigt hast, bekommst du ein Update über alle Benachrichtigungen, die du in der Zwischenzeit verpasst hast. Um eine gute Work-Life-Balance sicherzustellen, kannst du die Benachrichtigungen auch während des Wochenendes deaktivieren.

Für ManagerInnen und Vorgesetzte eignet sich vor allem die  „Check-in“ Funktion. Du musst nicht jedem Angestellten separat die Frage stellen, woran er diese Woche arbeitet oder welche Aufgaben er heute erledigt hat. Das übernimmt das Basecamp-Feature für dich. Du kannst es so einstellen, dass solche Fragen täglich oder wöchentlich an deine MitarbeiterInnen rausgehen, damit sie dich immer regelmäßig über ihre Arbeit und den neuesten Stand der Dinge informieren.

Das Highlight von Basecamp sind jedoch die Hill Charts. Diese geben dir neben den üblichen To-do-Listen einen realistischeren Überblick über den Status und Verlauf deines Projektes. In der Hill Chart Funktion kann jeder Angestellte seine Aufgabe auf einem Hügel hin- und herbewegen. Die Idee dahinter ist, dass die Bewältigung einer jeden Aufgabe aus zwei Phasen besteht. Die erste ist die “Bergauf-Phase”, in der man sich intensiv mit dem Problem befasst und erst Lösungen dafür erarbeiten muss. Der zweite Teil ist die “Bergab-Phase”, in der die entwickelten Lösungen nur noch umgesetzt und Kleinigkeiten erledigt werden müssen. 

Auch Basecamp hat eine kostenfreie Version, die bis zu 3 Projekte, 20 BenutzerInnen und 1GB Speicherplatz umfasst. Für mehr Möglichkeiten und Features eignet sich die kostenpflichtige Basecamp Business-Version, die du 30 Tage lang kostenlos ausprobieren kannst.

Trello

Trello setzt sich aus einer „Liste von Listen“ zusammen, die mit Karten gefüllt sind. Das hört sich zunächst kompliziert an, ist es aber nicht. Das Tool funktioniert als eine online Version klassischer Kanban-Boards, die sich aus mehreren Spalten zusammensetzen, z.B. „To-do“, „In Progress“ und „Done“. Diesen Trello-Listen, bzw. Spalten, fügt man Aufgaben hinzu, abhängig davon, in welcher Phase sie sich befinden.

Die Karten, in denen die definierten Aufgaben gespeichert sind, kann man zwischen den jeweiligen Listen verschieben, damit alle MitarbeiterInnen immer auf dem neuesten Stand sind und über den Status jeder Aufgabe informiert sind. Öffnet man eine Karte, bekommt man alle Details der Aufgabe zu sehen, kann Kommentare oder Dateien hinzufügen sowie Deadlines bestimmen und Angestellten die jeweilige Aufgaben zuweisen.

Ein weiterer Schritt zur besseren Organisation deiner Aufgaben sind Labels. Damit kannst du deine Aufgaben kategorisieren, indem du allen Karten, die zu einem bestimmten Projekt gehören, mit dem gleichen Label kennzeichnest. Eine weitere Möglichkeit für eine bessere Übersichtlichkeit ist das Anlegen von mehreren Boards – beispielsweise kannst du für jedes einzelne Projekt ein neues Board erstellen und nur diejenigen MitarbeiterInnen dafür freischalten, die für dieses Projekt zuständig sind.

Die wichtigsten Funktionen von Trello kannst du kostenlos nutzen, es gibt auch keine limitierte Anzahl an MitarbeiterInnen oder Boards in der kostenfreien Version. Allerdings erhältst du mit den kostenpflichtigen Gold- und Business-Versionen mehr Optionen, wie weitere administrative Funktionen oder erweiterte Sicherheitsfunktionen.

Scoro

Scoro eignet sich besonders für Unternehmen, die in ihrem Geschäft täglich mit Kunden arbeiten. Viele Team- und Projektmanagement Softwares ermöglichen die Verknüpfung mit anderen Tools, wie es z.B. Programme zur Zeiterfassung oder Finanzplanung sind. In Scoro sind viele solcher Funktionen bereits integriert. Jedoch legt auch Scoro den Schwerpunkt auf das Projektmanagement, damit du dein ganzes Projekt von Anfang bis Ende organisieren und im Auge behalten kannst.

Der Scoro-Kalender informiert über die Tätigkeiten der Teammitglieder, realistische Deadlines sowie verfügbare Zeiträume für Meetings mit MitarbeiterInnen und/oder Kunden. Darüber hinaus siehst du dort, wieviel Zeit dein Team für ein bestimmtes Projekt aufgewendet hat und kannst die entsprechende Stundenanzahl mit wenigen Klicks in die Rechnung für deinen Kunden übertragen.

Scoro bietet zudem die Möglichkeit, am selben Ort alle deine Finanzen zu verwalten. Somit behältst du stets den Überblick über anfällige Kosten und versäumst nie wieder, Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen. Außerdem können mit Hilfe der Finanzmanagement-Funktion Prognosen für das zukünftige Budget gemacht werden, basierend auf vorherigen Einnahmen und Ausgaben.

Darüber hinaus beinhaltet dieses Tool nicht nur alle Informationen über deine Projekte und MitarbeiterInnen, sondern auch über alle Kunden. Scoro ermöglicht dir beispielsweise Kontaktdaten, den gesamten Kommunikationsverlauf, abgewickelte Projekte, Bestellungen und Rechnungen jedes einzelnen Kunden zu speichern.

Im Gegensatz zu den zuvor genannten Tools, gibt es keine kostenfreie Version dieser Software. Du kannst jedoch schon ab 19€ monatlich die „Essential-Version” erwerben, in der alle wichtigsten Features inbegriffen sind.

ProofHub

ProofHub sieht seine unzähligen Features als „Supermächte“, mit denen Arbeitgebende ihre Teams und Projekte erfolgreich managen können. MitarbeiterInnen können mit diesem Tool einerseits einen Überblick über alle Aufgaben des Unternehmens, die zu erledigen sind, gewinnen. Andererseits können sie sich aber auch persönliche Aufgabenlisten zusammenstellen sowie durch den „Me-View“ für sie irrelevante Tasks ausblenden und sich auf diese Weise nur auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren.

Während die meisten anderen Tools in englischer Sprache zur Verfügung gestellt werden, bestimmst du in ProofHub deine Spracheinstellungen selbst. Darüber hinaus kannst du mit nur einem einzigen Klick Projektberichte erhalten und diese in visueller Form darstellen. Auch Notizen können in dieser Software immer und überall erstellt werden: Egal, ob dir im Meeting oder beim Erledigen einer Aufgabe spontane Ideen einfallen, du kannst sie in den Notizen festhalten und immer abrufen.

Mit der integrierten Zeiterfassungsfunktion kannst du Arbeitszeittabellen hinzufügen, Zeitschätzungen für bestimmte Aufgaben festlegen, Zeitberichte erstellen und vieles mehr. Mit dem Proofing Tool erspart man sich außerdem das Verschicken von E-Mails an Vorgesetzte, KollegInnen oder Kunden. Hat man seine Arbeit erledigt, lädt man diese einfach auf ProofHub hoch. Sind die anderen mit deiner Leistung zufrieden, geben sie dir das durch einen einfachen Klick auf den “Approve-Button” Bescheid. 

ProofHub stellt ebenfalls Platz für Ankündigungen bereit, damit alle Teammitglieder über neueste Geschehnisse informiert sind. Dabei kann es sich um wichtige, arbeitsrelevante Informationen handeln, aber auch um Geburtstagswünsche oder Ähnliches. Da diese Software viele verschiedene Features und Funktionen beinhaltet, ist der Preis dementsprechend auch etwas höher. Das “Essential-Paket” gibt es ab ca. 40€ monatlich.

Fazit

Team- und Projektmanagement Tools werden alle mit demselben Ziel entwickelt: Die Arbeit besser zu strukturieren, organisieren und koordinieren. Sie unterscheiden sich jedoch in der Gestaltung ihrer Features und Funktionen. Für welches Tool du dich schlussendlich entscheidest, hängt von den Bedürfnissen deines Teams ab. Mache dir am besten zunächst darüber Gedanken, welche Features du unbedingt für deine Arbeit brauchst und entscheide dann, welche Software am besten zu deinem Team und euren Aufgaben passen könnte.

Quellen und weitere Ressourcen

https://asana.com/de/?noredirect

https://basecamp.com/

https://trello.com/home

https://scoro.com/

https://www.proofhub.com/

https://www.techradar.com/best/best-project-management-software

https://www.businessnewsdaily.com/9977-best-online-project-management-software.html

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