Ach, hätte ich doch nur mehr Zeit… Hast du diesen Gedanken schon einmal verspürt? Ganz klar, mehr Zeit wäre doch einfach toll. Genau um Zeit und Zeitplanung geht es in diesem Artikel und Leitfaden. Bevor du Zeitmanagement liest und sofort wegklickst, gib uns eine Sekunde, um dir noch etwas Wichtiges zu sagen: Zeitmanagement muss nicht heißen, jeden Tag von A-Z durchzuplanen. Und auch nicht, nur noch mehr und mehr Zeit für die Arbeit zu finden. Es geht um achtsame Zeitplanung für einen erfolgreichen Alltag.

Welche Zeitmanagement-Methode passt zu dir? Mach hier das Quiz!

Du meinst vielleicht, “du bist halt einfach nicht der Typ für sowas”, aber wir versprechen dir: In diesem Artikel ist auch für die Unorganisiertesten etwas dabei. Jeder hat das Zeug dazu, seine Zeit besser zu nutzen. Bedeutet besser gleich 100%? Nein. Es bedeutet auch nicht Perfektion. Aber um zur allgegenwärtigen Frage zurückzukommen – kann man sich mehr Zeit verschaffen? Wir glauben Ja. Und wir sind auch der Meinung, dass uns das auf Dauer glücklicher machen kann. 

Warum Zeitmanagement jetzt wichtig ist

Nicht nur die aktuellen Umstände geben Anlass dazu, sich aufrichtig Gedanken über effizientes und effektives Zeitmanagement zu machen. Man bekommt fast das Gefühl, ständig produktiv sein zu müssen. Doch das Leben ist mehr als Arbeit. Auch im unbeeinflussten Alltag kann Time Management uns produktiver, zufriedener und vor allem zeitbewusster werden lassen. Unsere Zeit gehört uns, und nicht umgekehrt.

Zeitmanagement bedeutet nicht, die eigene Produktivität für die Arbeit um ein Unendlichfaches zu erhöhen. 

Es trägt zwar dazu bei, unsere Lebenszeit sinnvoll und bedacht aufzuteilen – ein Werkzeug zu obsessiver Produktivität soll es jedoch nicht werden. Wie findet man nun das Gleichgewicht, die heiß ersehnte Work-Life-Balance, und das noch dazu im Home Office in Zeiten der Pandemie?

Ist Time Management wirklich sinnvoll?

Die Antwort auf diese Frage hängt stark von deiner Intention ab. Was möchtest du mit deinem Zeitmanagement erreichen? Geht es um reine Produktivitätssteigerung, kann Zeitmanagement auf Dauer wirkungsvoll sein. Nicht zu vergessen ist aber, dass gute Zeiteinteilung sich auf das gesamte Leben ausweiten lässt. Klingt erstmal nach viel Arbeit, macht sich aber auf Dauer bezahlt. 

Was wirklich zählt, ist deine Beziehung zur Zeit ganz allgemein. Die Philosophie der Zeitplanung ist leider in der Gesellschaft oft verdreht und wird als Druckmittel verwendet, sich zu noch mehr Produktivität zu zwingen. Ein aufschlussreicher TED-Talk dazu ist hier anzuhören:

Genau darum findest du im Folgenden ausführliche und essentielle Schritte, um dem erfolgreichen und effektiven Arbeiten von Zuhause im Home Office näherzukommen: Damit deine Heimarbeit nicht Überhand nimmt in einer Zeit, in der sich der private Lebensraum mit dem der Arbeit mischt.

In 7 Schritten zur Kontrolle über deine Zeit

1. Situationsanalyse

Bevor du an die praktische Umsetzung einer Zeitplanungsmethode gehst, gibt es einiges zu beachten. Natürlich kannst du auf gut Glück eine bewährtes Zeitmanagement-Modell ausprobieren, allerdings verlierst du dadurch vielleicht wertvolle Zeit. Um nämlich eine effektive Methode zu finden und dadurch im Endeffekt Zeit zu sparen, musst du zuallererst deine Lebensumstände genau unter die Lupe nehmen.

  • Arbeitsumfeld: Physikalisch, aber auch mental. Trägst du viel Verantwortung im Haushalt und in deiner Familie? Hast du einen separaten Büroraum? Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit für Ablenkungen?
  • Arbeitsaufgaben und Deadlines: Was ist der Inhalt deiner Arbeit? Hast du strenge Deadlines einzuhalten oder sind deine Aufgaben nicht besonders zeitgebunden?
  • Vorhandene Infrastruktur: Welche Geräte stehen dir zur Verfügung? Hier gilt es sowohl technische Ausrüstung als auch Büromöbel zu beachten. Vergiss nicht, deine Gesundheit durch Ergonomie am Arbeitsplatz bestmöglich zu schützen. Täglich auf der Couch zu arbeiten fordert seinen körperlichen Tribut.

2. Dein persönlicher Sinn und Zweck

Es macht wenig Sinn, sich auf ein ernstes Vorhaben wie Zeitplanung im Alltag einzulassen, wenn man nicht weiß, wofür genau man das tut. Zur Findung der optimalen Zeitplanungsmethode gehört auch das Definieren eines Sinn und Zwecks. Dieser muss individuell für dich gelten. 

  • Weshalb genau möchtest du deine Zeit bewusster und achtsamer managen?
  • Welche Veränderungen erhoffst du dir? 
  • Wo siehst du dich nach Anwendung erfolgreichen Zeitmanagements in 6 Monaten?

Die Antworten auf diese Fragen werden später außerdem zum signifikantesten Motivationsfaktor (zu Motivation und Disziplin kannst du unten mehr lesen). Dein ganz persönlicher Sinn und Zweck des Time Management ist am Ende des Tages jener Anhaltspunkt, der dir dabei helfen wird, dranzubleiben.

3. Gewohnheiten und Präferenzen erfassen

Jetzt, wo du weißt wie deine Situation aussieht und warum du deine Zeiteinteilung optimieren möchtest, braucht es einen zweiten guten Blick auf dich selbst, weil deine Arbeitsweise immer von deinen Gewohnheiten abhängt.

  • Wer bist du, und vor allem, wie arbeitest du? Wie sieht deine Zeitaufteilung JETZT eigentlich aus?
  • Bist du ein Morgenmensch oder eine Nachteule?
  • Beeinträchtigt dich das Mittagstief sehr stark?
  • Arbeitest du gut unter Stress?
  • Wie kommunizierst du in schwierigen Zeiten mit den Menschen, die mit dir zusammenleben?

4. Ordnung schaffen

Und schon geht’s los! Dein erster Schritt ist ein blanker Start in eine neue Ära der Zeitplanung: Das bedeutet auch, dass du deinen Schreibtisch aufräumen musst. Zu viel Chaos mindert die Produktivität beim Arbeiten und die Ablenkung ist viel größer. Also, weg mit dem unnützen Zeug und auf in dieses spannende Abenteuer.

  • Räume deinen Schreibtisch auf. Chaos am Arbeitsplatz wird dich aus der Ruhe bringen und dir dadurch die Konzentration erschweren.
  • Auch digital will geordnet sein: Nimm dir ein paar Stunden Zeit, um deine gesamten Dateien und Ordner aufzuräumen, zu leeren, und neu zu organisieren. Damit sparst du auf lange Sicht ebenfalls wertvolle Zeit, die du später für dich verwenden kannst.
  • Auch deine E-Mails sollten geordnet sein. Fast alle Mail-Hosts bieten heutzutage farbige Tags oder das Erstellen von Ordnern an. So kommst du beim Checken deiner Nachrichten nicht durcheinander.

5. Zeitmanagement-Methode aussuchen

Hier geht es jetzt ans Eingemachte. Welche Zeitmanagement-Methode passt nun zu dir und deiner Situation? Du kannst entweder direkt das untenstehende Quiz machen, um herauszufinden was am besten zu dir passt, oder auch völlig frei beginnen, deine Zeit zu planen.

Wir empfehlen auf jeden Fall, dein Time Management auf irgend eine Weise schriftlich festzuhalten. Manche bevorzugen dafür digitale Planungsmethoden, andere werden das gesamte Home Office mit Post-Its dekorieren.

Das Wichtigste hast du im Prinzip ja schon geschafft: Du weißt, wie du deine Zeit jetzt gerade nutzt, du kennst dein Ziel, und du kennst deine Mittel. Nun liegt es an dir, wie du all das am besten kombinierst!

6. Arbeitsplan erstellen

So, beinahe geschafft. Du weißt jetzt ganz genau, mit welcher Methode es für dich – zumindest in der jetzigen Situation – am besten funktionieren sollte. Auf geht’s also ans Tagesplan, Wochenplan oder To-Do Listen erstellen.

Hier bist du in deiner Kreativität gänzlich frei. Wähle beispielsweise einen der unteren Vorschläge oder auch die FOCUS Time Management App als Hilfe aus. Du kannst ebenfalls deinen eigenen Plan in diversen Tabellen-Programmen oder auch handschriftlich kreieren!

https://www.pacific.edu/Documents/student-life/Student%20Support%20Services/TimeManagement%20Worksheet(0).pdf

https://lauravanderkam.com/manage-your-time/

7. Am Ball bleiben

Dieser Schritt scheint dir jetzt vielleicht irrelevant, hat aber doch seinen gerechtfertigten Platz an dieser Stelle. Man vergisst zu leicht, dass trotz toller Planung und Analyse manchmal etwas schiefgeht.

Komm in einigen Wochen hierher zurück und evaluiere deine Erfolge und Misserfolge mit der Zeitmanagement-Methode deiner Wahl. Vielleicht hast du dir zu viel vorgenommen, vielleicht hat es ganz wunderbar geklappt! So oder so, Reflexion ist essentiell.

  • Hast du Veränderungen wahrgenommen? Welche Änderungen möchtest du noch vornehmen?
  • Fühlst du dich überfordert/unterfordert?
  • Fühlt sich mein Alltag organisierter an? Werde ich das Zeitmanagement auf diese Weise fortsetzen?

Disziplin, nicht Motivation

Am Ende des Tages – und das ist eine unangenehme Wahrheit – bleibt nur die Disziplin. Die Motivation ist wie ein warmer Sommerregen, so verführerisch und intensiv, aber sie hält nicht lange an. Es wird Zeiten geben, da kannst du dich noch so gut geschlagen haben, aber die Motivation wird einfach nicht da sein, ganz gleich was du versuchst. Hier kommt deine Disziplin ins Spiel, eine Angewohnheit die trainiert werden muss wie ein Muskel.

Wie man diszipliniert bleibt

Disziplin ist Übungssache, man lernt es nicht über Nacht. Folgende Tipps können dir helfen, motiviert zu bleiben, wenn die Motivation zu schwinden droht:

  • Kleine Belohnungen: Belohnungen sind eine sehr primitive aber effektive Methode, um sich trotzdem an seine Ziele zu halten. Was hierbei wichtig ist: Belohne dich auch in Zeiten, wenn du ohnehin motiviert bist. Ansonsten wird es bei einem Motivationstief schwieriger sein, diszipliniert zu sein und die Belohnung überhaupt zu schätzen und anzustreben.
  • Hoch und Tiefs: Sei dir der Tatsache bewusst, dass nach einem Tief wieder ein Hoch kommt. Du kannst dir das vorstellen wie die letzten 10 Push-Ups bei einem Workout mit 50 Push-Up Wiederholungen. Es ist unglaublich hart, aber du weißt, bald ist es wieder leichter. Zähne fest zusammenbeißen und durch!
  • Disziplin aktiv üben: Ja, wirklich! In Zeiten, in denen du voller Tatendrang und Motivation steckst, solltest du Disziplin am meisten üben. Dann fällt es dir nämlich nicht allzu schwer und du gewöhnst dich in kleinen Schritten an dieses Gefühl der Überwindung. Nur noch eine halbe Stunde länger. Nur noch 10 Squats mehr. Pushe dich in den guten Zeiten.

Deine Zeit gehört dir, nicht du deiner Zeit.

Was du am Ende des Tages nicht vergessen darfst und sollst, ist, dass deine Lebenszeit dir allein gehört. Wir alle müssen uns der Gesellschaft und dem damit verbundenen Arbeitsleben zwar bis zu einem gewissen Grad beugen, aber viele Entscheidungen liegen bei uns selbst. Manche haben das Privileg, sich hier mehr Freiheiten erlauben zu können, andere weniger.

Privates von der Arbeitswelt aber so gut wie möglich zu trennen und somit einen gesunden Ausgleich zu schaffen, ist dennoch in jeder Lebenslage erstrebenswert. Zeitplanung mag nicht für jede/n sein, aber für jede/n einen Versuch wert!

Ressourcen und weitere Lektüre:

https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/216507991206000503

https://www.mytimemanagement.com/time-management-statistics.html

https://www.landsiedel-seminare.de/zeitmanagement.html

httpps://www.dovico.com/blog/2018/03/06/time-management-facts-figures/

https://ivanblatter.com/zeitmanagement-methoden/

Keynotes zu Zeitmanagement:

https://www.ted.com/talks/brad_aeon_the_philosophy_of_time_management

https://www.ted.com/talks/laura_vanderkam_how_to_gain_control_of_your_free_time?language=de#t-72026