Termine, Deadlines und Co: Wer sich im Büroalltag nicht selber organisiert, verliert über kurz oder lang den Überblick. Wer seine eigene Methode optimieren will, oder auch einfach nur nach etwas Inspiration für mehr Organisation sucht, ist gut damit beraten einen Blick auf die klassischen Methoden des Zeitmanagements zu werfen.
Dazu gehört auch die von Lothar J. Seiwert entwickelte ALPEN Methode. Wir erklären, wie die Methode funktioniert, was sie mit den europäischen Alpen zu tun hat und warum sie als Klassiker des Zeitmanagements gilt!

Warum ist die ALPEN Methode so beliebt?

Zeitmanagement ist vor allem Selbstorganisation. Die Zeit vergeht immer gleich schnell, unsere Arbeitszeit ist immer gleich lang, auch wenn sich das nicht immer so anfühlt. 8 Stunden können dementsprechend ebenso sehr viel, wie auch sehr wenig Zeit sein – je nachdem, wie man sie nützt.

Dementsprechend geht es im Zeitmanagement darum, die Zeit optimal für sich zu nutzen und so das meiste aus dem Tag zu machen. Und genau hier setzt die ALPEN Methode an: Am einzelnen Tag.

Für die ALPEN Methode brauchst du keine weiteren Materialien, Tools oder ähnliches. Alles was du tun musst, ist ihr ein paar Minuten am Tag zu widmen.

Die ALPEN Methode: Schritt für Schritt ans Ziel

Um bei der Wahrheit zu bleiben: Unmittelbar hat die ALPEN-Methode nichts mit dem Alpengebirge zu tun. Metaphorisch betrachtet lassen sich jedoch durchaus einige Parallelen finden. Ähnlich wie eine Wanderung beginnt auch die ALPEN-Methode mit einer sorgfältigen Planung inklusive notwendiger Zeitabschnitte und Pausen. Und am Schluss steht, ähnlich wie am Ende einer Bergbesteigung, der Blick zurück. Hier enden die Gemeinsamkeiten aber auch schon. Du kannst deine Wanderschuhe also beruhigt in der Ecke stehen lassen. 😉 Alles was du bei der ALPEN Methode zum Loslegen brauchst ist Schreibmaterial – ganz egal ob in Form von Papier oder als Worddokument.

Der Name „ALPEN Methode“ ist ein Akronym der einzelnen Arbeitsschritte. Diese lauten wie folgt:

  • A ufgaben notieren
  • L änge der Aufgaben schätzen
  • P ufferzeit einplanen
  • E ntscheidungen treffen
  • N achkontrollieren

Im Folgenden werden wir dich durch die einzelnen Schritte der ALPEN Methode führen. Denn auch wenn die Methode als besonders einfach gilt, gibt es einiges zu beachten.

1. Aufgaben notieren

Am Anfang der ALPEN Methode steht, wie bei vielem anderen auch, die To-Do-Liste. Diese solltest du im Idealfall immer am Ende des Tages für den nächsten Tag schreiben. Sollte das nicht möglich sein, bietet sich auch der Morgen an – auf jeden Fall solltest du die Liste jedoch vor Beginn der eigentlichen Arbeit anfertigen.

Notiere dir wichtige Aufgaben und Termine ebenso wie Routineaufgaben, die du dir sonst eventuell nicht aufschreiben würdest. Du musst dabei weder Chronologie noch Wichtigkeit berücksichtigen – das erfolgt erst in einem weiteren Schritt.

Das Notieren aller Aufgaben inklusive geschätztem Zeitaufwand ist die Basis der ALPEN Methode,

2. Länge der Aufgaben schätzen

Im zweiten Schritt liegt es an dir, den jeweils notwendigen Zeitaufwand für die eben notierten Aufgaben zu schätzen. Schreibe dir dazu den geschätzten Zeitaufwand neben die jeweilige Aufgabe auf die To-Do-Liste.

Wenn du das zum ersten Mal machst, kann es mitunter schwerfallen, den richtigen Zeitaufwand zu schätzen. Während manche Termine wie Meetings z.B. klar auf maximal eine Stunde begrenzt sind, fällt das Schätzen von z.B. kreativen Aufgaben oder gar Teamarbeiten deutlich schwerer.

Du weißt vermutlich selber am besten, ob du jemand bist, der gerne zu wenig oder zu viel Zeit veranschlagt.

Tipp: Generell tendieren Menschen eher dazu Arbeits- und Zeitaufwand zu unterschätzen. Runde im Zweifelsfall also lieber etwas auf, als ab.

Mithilfe von Zeittrackern erhältst du schnell Überblick darüber, wie viel Zeit du für welche Aufgaben benötigst. Schaue dazu auch in unserem Blogpost zum Thema Die 5 besten Tools für mehr Produktivität vorbei!

3. Pufferzeiten einplanen

„In der Theorie gibt es keinen Unterschied zwischen Theorie und Praxis.“

Unbekannt

Das beliebte Zitat benennt bereits, woran viele ambitionierte To-Do-Listen und Pläne scheitern: Während wir in der Theorie jede Minute genau ein- und verplanen können, begegnen uns in der Praxis plötzliche, unerwartete Aufgaben oder auch persönliche Leistungstiefs, die uns und unseren Zeitplan durcheinanderbringen.

Das Ergebnis ist im schlimmsten Fall ein Gefühl der Frustration, weil man nicht alles geschafft hat, was man sich vorgenommen hat – obwohl man sich doch eigentlich bemühte.

Genau deswegen inkludiert die ALPEN Methode die sogenannte 60:40-Regel, welche als Basis für sogenannte „Pufferzeiten“ dient.

  • 60% der Zeit kann mit konkreten Aufgaben und Tasks belegt werden
  • 40% der Zeit dient als „Pufferzeit“ und bleibt damit unverplant

Anfangs mag die Zahl 40% sehr großzügig geschätzt erscheinen – in der Praxis erweist sie sich aber als nützlich, um ungeplante Aufgaben, Verzögerungen oder z.B. auch ein Mittagstief abzufangen.

Selbstverständlich muss die Pufferzeit in der Praxis nicht Pufferzeit bleiben – sie dient wirklich nur als Reserve, sollten zeitliche Verzögerungen unvermeidlich sein. Ansonsten kann sie als reguläre Arbeitszeit für die geplanten Aufgaben genutzt werden.

Darüber hinaus solltest du zudem auch noch Pausenzeit einplanen, um dich auch während des Tages entsprechend zu regenerieren und zu erholen.

Wer NICHT rastet, der rostet. Auch Pausen sollten bei der ALPEN Methode berücksichtigt werden.

4. Entscheidungen treffen

Die To-Do-Liste steht, der Zeitaufwand ebenso: Nun gilt es Entscheidungen zu treffen. Vermutlich wird deine To-Do-Liste den zeitlichen Rahmen eines Arbeitstages sprengen. Das ist nicht weiter schlimm.

In diesem nächsten Schritt fokussierst du dich darauf, deine Aufgaben zu sortieren und nach Priorität zu bewerten. Weniger drängende Aufgaben kannst du ganz ans Ende der Liste stellen, während drängenden Tasks mit hoher Wichtigkeit ein Platz am Listenanfang gebührt – frei nach dem Motto Eat that frog.

Weniger drängende Tasks werden so automatisch vom Listenende auf die To-Do-Listen der folgenden Tage rutschen.

5. Nachkontrollieren

Am Ende des Arbeitstages steht das Nachkontrollieren. Überprüfe inwiefern du deine Aufgaben erledigen konntest. Reichten die von dir geschätzten Arbeitszeiten? Musstest du die Pufferzeiten voll ausschöpfen, oder sogar noch ausdehnen? Falls du deinen Plan nicht umsetzen konntest: Woran scheiterte es letztendlich?

Diese Form der Analyse hilft dir nicht nur dabei zu verstehen, ob die ALPEN Methode für dich funktioniert, sondern trägt auch dazu bei, dass du besser verstehst, wie du arbeitest. So kannst du nach mehreren Tagen eventuell beobachten, dass du täglich um 12:30 ins Schnitzelkoma fällst, dafür aber um 15 Uhr wieder ein wahres Motivationshoch erlebst. Derlei Beobachtungen können dir dabei helfen, deinen Tagesplan auch unter Berücksichtigung deiner persönlichen Leistungskurve zu konzipieren.

Vielleicht stellst du auch fest, dass bestimmte Teamarbeiten zeitlich immer völlig ausufern. Auch hier hast du die Möglichkeit genauer hinzuschauen, um eventuelle Zeitfresser zu identifizieren.

Schritt für Schritt kannst du so deinen Arbeitsalltag optimieren um zu mehr Produktivität zu gelangen.

Die Vorteile der ALPEN Methode

Es gibt einige Gründe, warum sich die ALPEN Methode so großer Beliebtheit erfreut. Neben der unkomplizierten Anwendbarkeit bietet die ALPEN Methode auch eine hohe Flexibilität, ohne dabei an Struktur zu missen.


1. Verschriftlichung als erster Schritt

Nicht umsonst erfreuen sich To-Do-Listen so großer Beliebtheit: Neben der Freude des Abhakens, bieten sie auch einen Überblick über unsere Aufgaben und helfen uns dabei nichts zu vergessen.


2. Zeitrahmen als Mini-Deadlines

Das wirksamste Mittel gegen Prokrastination? Deadlines! Durch die zeitliche Eingrenzung der Aufgaben können wir uns selber dazu anhalten, wirklich bei der Sache und damit am Ball zu bleiben.


3. Raum für Realismus

Anders als viele andere Produktivitäts- und Zeitmanagement-Methoden berücksichtigt die ALPEN Methode mit ihren großzügigen Pufferzeiten die Realität im Arbeitsalltag und bleibt damit sehr flexibel.

Gib dir ruhig ein bis zwei Wochen Zeit, um die ALPEN-Methode auszuprobieren und herauszufinden, ob sie etwas für dich ist. Selbstverständlich musst du sie auch nicht ganz für dich übernehmen. Es steht dir frei beliebige Elemente herauszupicken und in deine persönliche Zeitmanagementmethode zu integrieren. Es gilt: Whatever works!

Quellen & weiterführende Literatur:

https://www.absolventa.de/karriereguide/zeitmanagement/alpen-methode
https://de.wikipedia.org/wiki/ALPEN-Methode
https://karrierebibel.de/alpen-methode/
https://erfolgreich-projekte-leiten.de/alpen-methode/

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